Haben Sie sich schon einmal überlegt, wie Sie von dem grauen Organigramm auf der linken Seite zum farbigen auf der rechten Seite kommen?
Eine Möglichkeit wäre, den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) einzuführen. Mit dem KVP erreichen Sie, dass sich die Mitarbeitenden Gedanken zu möglichen Verbesserungen in Ihrem Betrieb machen. Ganz nebenbei stärken Sie deren Problemlösungskompetenz, indem Sie sie dazu anhalten, eigene Vorschläge zur Problemlösung zu präsentieren. Also, zwei Fliegen auf einen Schlag!
Nun, ganz so einfach ist es natürlich nicht. Es braucht ein gewisses Mass an Vorbereitungs- und Kulturarbeit, wenn Sie erreichen wollen, dass sich Ihre Mitarbeitenden offen bezüglich Optimierungsmöglichkeiten äussern. Es bedingt eine offene Fehlerkultur und ein Vorleben und Fördern Ihrerseits als vorgesetzte Person. Denn seien wir ehrlich, es ist nicht immer angenehm, wenn einem Mitarbeitende erzählen, was besser gemacht werden könnte und selbst hat man es vielleicht gar nicht bemerkt. Und genau hier fängt die Kulturarbeit an. Wir müssen die Mitarbeitenden als Ressource sehen – und zwar nicht nur im Sinn der Arbeitsleistung, sondern als Fachkraft mit allen persönlichen Erfahrungen, dem gesammelten Wissen und der ganzen Kreativität. Vor kompetenten und engagierten Mitarbeitenden sollten Führungspersonen keine Angst haben, sondern sie als Entlastung der eigenen Rolle sehen.
Wenn Sie sich also nun bereit fühlen, den KVP einzuführen, können Sie folgendermassen vorgehen: Sie brauchen ein strukturiertes Whiteboard welches Sie an einem Ort aufhängen, der regelmässig von den Mitarbeitenden aufgesucht wird. So werden diese immer wieder darauf aufmerksam gemacht.
Unter Ideensammlung werden nun während eines definierten Zeitraumes Verbesserungsvorschläge gesammelt. Am besten stellen Sie standardisierte Vorlagen zu Verfügung, auf denen die Mitarbeitenden ihre Vorschläge notieren können.
Es sollten möglichst Vorschläge gemacht werden, die im eigenen Organisationsbereich bearbeitet werden können. Natürlich können auch Vorschläge an die nächstobere Kaderstufe weitergeleitet werden, aber die Mehrheit der Vorschläge sollten den eigenen Bereich betreffen. Alle zwei bis drei Wochen wird nun eine KVP-Besprechung durchgeführt, bei der die Zuständigkeit für den Vorschlag definiert wird. Die festgelegte Person bearbeitet den Verbesserungsvorschlag und rapportiert an der nächsten Besprechung über das Erreichte oder den Zwischenstand. Einige Vorschläge, sofern sie keine grosse Bearbeitung beanspruchen, können gleich vor Ort behandelt werden. Aber Achtung: Eine KVP ist keine Fallbesprechung oder Teamsitzung. KVP-Besprechungen sollten höchstens 20 Minuten dauern. Die erarbeiteten Inhalte können ganz einfach und auf ansprechende Art und Weise dem Team zugänglich gemacht werden. Beispielsweise mit der healthy+ KnowledgeBase. Mit dieser Plattform können sie überall ganz einfach auf die Inhalte zugreifen, auch vom Handy aus.
Benötigen Sie weitere Inputs zum KVP Prozess oder eine Begleitung?
Wir unterstützen Sie gerne.
In Zusammenarbeit mit Vogelfrei Consulting